Tutorial Membuat Absensi Otomatis di Excel 2010

16 Mei    Administrasi Pembelajaran , Cerita , Pendidikan   

Halo sahabat blogger semuanya, bagaimana kabar hari ini?. Semoga semakin bersemangat menggapai sukses. 

Kali ini saya akan membagikan tutorial sederhana cara membuat absensi otomatis di MS Excel 2010.

Berbicara absen, tentu kita sudah biasa bukan?. Apalagi seorang guru yang setiap hari mengabsen siswanya di kelas. 

Jika selama ini kita biasa menggunakan absen manual yang repot dan mesti merekap di akhir tahun maka tutorial ini dapat membantu anda. Saya berikan cara membuat absensi yang otomatis terekap jadi anda tidak harus pusing-pusing ngitung lagi, buang-buang waktu bukan?. Langsung saja ikuti langkah-langkahnya di bawah ini:

1. Buka MS Excel 2010 maka akan muncul tampilan kolom-kolom kotak persegi bukan?.

2. Buat judul nya dengan cara pilih INSERT lalu WORD ART.

Tutorial absen otomatis Excel 2010

3. Setelah itu pada sel A9 atau terserah deh mulainya

- sel A9 ketik NOMOR
- sel B9 ketik NAMA SISWA
- sel C9 ketik NIS
- sel D9 ketik PERTEMUAN (saya contohkan untuk 35 pertemuan), jadi anda ketik angka 1 di D9 dan angka 2 di E9, lalu blok kemudian Tarik sehingga nanti akan otomatis angkanya nambah sesuai keinginan jumlah pertemuan.

4. Untuk mengatur lebar kolom: blok dua kolom pertemuan 1 dan 2 lalu klik kanan dan pilih COLUMN WIDTH, saya jadikan angka 2.0. Hasilnya kaya di bawah ini.

Tutorial absen otomatis Excel 2010

5. Kolom AM sampai AR isikan dengan keterangan seperti di bawah ini.

Tutorial absen otomatis Excel 2010

6. Di kolom NOMOR, block satu baris ke bawah lalu pilh MERGER DAN CENTER, lakukan pada kolom PERTEMUAN dan CATATAN. Kamu pasti paham bukan maksud saya.

7. Setelah itu isi nama siswa atau karyawan.

8. Setelah semua siap, NOMOR, PERTEMUAN, NAMA SISWA DLL diisi maka selanjutnya adalah menggunakan CONDITIONAL FORMATTING untuk otomatisasi kehadiran. Jadi misal, jika kita isi huruf
- "a" maka otomatis kolom berwarna merah
- "i" maka otomatis kolom berwarna oranye
- "s" maka otomatis kolom berwarna hijau
- "h" maka otomatis kolom berwarna biru

9. Sudah siap!, bloka semua area yang akan difungsikan CONDITIONAL FORMATTING, lalu pilih Ikon CONDITONAL FORMATTING di Toolbar. Lihat gambar di bawah ini:

Tutorial absen otomatis Excel 2010

10. Pada tampilan CONDITIONAL FORMATTING MANAGER, pilij NEW RULE.
11. Kemudian pilih FORMAT ONLY CELS THAT CONTAIN, CELS VALUE pilih SPECIFIC TEXT, lalu di teks kosong sebelah kanan ketik huruf "a", tanpa tanda petik.
12. Klik FORMAT kemudian tab fill dan pilih warna menjadi merah lalu OK.
13. Ulangi langkah dari no 9 untuk kondisi "i" (izin), "h" (hadir) dan "s" (sakit). Warna sesuaikan terserha selera aja. Ingat ya jangan lupa di Blok dulu area pertemuannya seperti gambar di atas.

Tutorial absen otomatis Excel 2010

Tutorial absen otomatis Excel 2010

Tutorial absen otomatis Excel 2010

14. Jika semua langkah di atas benar, maka coba anda ketik a atau i atau s atau h di kolom, maka otomatis berubah warnanya. Contoh di bawah:

Tutorial absen otomatis Excel 2010

15. Langkah selanjutnya adalah membuat rekap otomatisnya:

- klik kolom ALPHA dan ketik =COUNTIF (D7:AL7, "a") lalu ENTER

- klik kolom IZIN dan ketik =COUNTIF (D7:AL7, "i") lalu ENTER

- klik kolom SAKIT dan ketik =COUNTIF (D7:AL7, "s") lalu ENTER

- klik kolom HADIR dan ketik =COUNTIF (D7:AL7, "h") lalu ENTER

Ingat kolomnya sesuaikan dengan yang anda buat, kalau saya mulainya di D7. Kemudan drag kolom yang sudah ada rumus tadi ke bawah, jadi anda tidak perlu lagi nulis rumus di semua kolom.

Tutorial absen otomatis Excel 2010

16. Langkah pamungkas biar lebih kece, pakai persentase. Klik kolom %, lalu tulis = AP7/35*100.

- AP7 karena kolom kehadiran absen siswa pertama ada di sana

- 35 adalah jumlah pertemuan, silahkan atur sesuai selera atau kenyataannya

- Kolom tanggal di bawah diisi biar gak lupa pertemuan 1 tanggal berapa, kedua tanggal berapa dan seterusnya

- Materi isi dengan materi KD/Indikator pelajaran yang dipelajari pas pertemuan tersebut.

Tutorial absen otomatis Excel 2010

17. Selamat anda sudah punya absen otomatis dan siap digunakan. Daripada nulis manual cape dan harus rekap itung-itung lagi di akhir. Mendingan gunakan teknologi yang sudah sangat memudahkan kerjaan kita. Kalau butuh hard copy, ya tinggal print aja bukan!. Selamat mencoba.  

Baca juga:
Mindset beriklan di facebook biar gak nyesel dan boncos
Download PPT geografi interaktif gratis

"BE A SMART TEACHER AND HI-TECH OK"

Baca Juga